Veri işleme sözleşmesi
Son güncelleme: 2 Kasım 2026
Bu sözleşme, Kullanım koşulları'nın ekidir ve Ilentra'ya kayıt olan ajansın kayıt sırasında kabul etmesiyle yürürlüğe girer. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında ajans veri sorumlusu, Ilentra veri işleyendir.
1. Taraflar
- Veri sorumlusu: Ilentra'da hesap açan ajans (kayıtta beyan edilen işletme).
- Veri işleyen: Ilentra hizmetini sunan şirket. Şirket bilgileri aşağıdadır.
2. Konu, kapsam ve süre
Ilentra, ajansın iş süreçlerini yönetmesi için sunulan yazılım hizmeti kapsamında, ajansın sisteme girdiği ve ajansın bağladığı hesaplardan gelen kişisel verileri ajans adına işler. Sözleşme abonelik süresince geçerlidir; sona erdiğinde 10. maddedeki iade ve silme hükümleri uygulanır.
- İlgili kişi grupları: ajansın müşterileri ve müşteri yetkilileri, portal kullanıcıları, ajansın çalışanları ve stajyerleri, sosyal medya hesaplarına yorum ve mesaj gönderen kişiler, tedarikçiler ve potansiyel müşteriler.
- Veri kategorileri: kimlik ve iletişim bilgileri, içerik ve yazışmalar, sosyal medya yorum ve mesajları, teklif, sözleşme ve fatura bilgileri; çalışanlar için personel kartı (TC kimlik numarası, IBAN, maaş, adres, acil durum kişisi), izinler (hastalık izni sağlık verisidir), açık rıza verilirse ofise giriş-çıkış anları, performans değerlendirmeleri.
- İşleme faaliyetleri: saklama, görüntüleme, ajansın talimatıyla yayınlama ve gönderme, raporlama, ajans açarsa yapay zekâ ile metin önerisi ve sınıflandırma, yedekleme, silme.
3. Talimatlar
Ilentra kişisel verileri yalnızca ajansın talimatıyla işler. Talimatlar bu sözleşme, kullanım koşulları ve ajansın uygulama içinde yaptığı ayar ve işlemlerdir (ör. içeriği yayınlamak, yapay zekâyı veya WhatsApp bağlantısını açmak, müşteriyi silmek). Ilentra bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürse bunu ajansa bildirir. Ilentra verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz ve yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmaz.
4. Gizlilik
Verilere erişen Ilentra çalışanları gizlilik yükümlülüğü altındadır ve yalnızca hizmeti sunmak, destek vermek veya güvenliği sağlamak için gerektiği kadar erişir. Destek ekibi bir kullanıcı adına giriş yaptığında giriş en fazla 1 saat sürer, nedeni yazılır ve ajansın etkinlik geçmişine kaydedilir; o sırada uygulamada uyarı şeridi görünür.
5. Güvenlik önlemleri
- Bağlantılar HTTPS (TLS) ile şifrelenir.
- Sosyal medya ve reklam hesabı erişim anahtarları, iki adımlı doğrulama anahtarları, personelin maaş, IBAN ve TC kimlik numarası veritabanında AES-256-GCM ile şifreli saklanır; şifreleme anahtarları veritabanından ayrı tutulur ve değiştirilebilir.
- Şifreler geri döndürülemez biçimde (scrypt) saklanır.
- Her ajansın verisi veritabanı düzeyindeki satır güvenliği (row-level security) ile diğer ajanslardan ayrılır.
- Rol ve yetki tabanlı erişim; müşteri kullanıcıları yalnızca kendi verisini görür.
- İki adımlı doğrulama (TOTP); ajans tüm ekibi için zorunlu tutabilir. Ilentra yöneticileri ayrı bir oturumla ve zorunlu iki adımlı doğrulamayla girer.
- Giriş ve hassas işlemlerde deneme sınırı.
- Ajans içindeki önemli işlemler ajansın etkinlik geçmişine, Ilentra yöneticilerinin işlemleri ayrı bir denetim kaydına yazılır.
- Veritabanı her gece yedeklenir; yedekler isteğe bağlı olarak şifrelenir ve 14 gün saklanır.
6. Alt işleyenler ve yurt dışına aktarım
Ajans, aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına genel olarak izin verir. Ilentra yeni bir alt işleyen eklemeden önce ajansı e-posta veya uygulama bildirimiyle bilgilendirir; ajans haklı bir gerekçeyle itiraz edebilir, uzlaşma sağlanamazsa sözleşmeyi feshedebilir. Ilentra, alt işleyenlere bu sözleşmedekilerle aynı düzeyde veri koruma yükümlülükleri yükler.
Ilentra'nın hizmeti sunmak için kullandığı hizmet sağlayıcılar (alt işleyenler):
| Hizmet | Amaç | Aktarılan veri | Ülke |
|---|---|---|---|
| Anthropic | Yapay zekâ özellikleri (yalnızca ajans açarsa) | İşlenecek metin ve gerekli bağlam; e-posta, telefon gibi kişisel veriler mümkün olduğunca maskelenir | ABD |
| OpenAI (Whisper) | Sesli mesajların yazıya dökülmesi (yalnızca ajans sesli mesajdan işi açarsa) | Sesli mesajın ses kaydı (konuşmadaki kişisel veriler dahil); yazı dökümü Ilentra'da saklanır | ABD |
| Resend | E-posta gönderimi | Alıcının adı ve e-posta adresi, e-postanın içeriği | ABD |
| Expo | Mobil uygulama bildirimlerinin iletilmesi (ardından Apple veya Google bildirim servisi) | Cihaz bildirim anahtarı, bildirim başlığı ve metni | ABD |
| Tarayıcı bildirim servisleri (Google, Mozilla, Apple) | Tarayıcı bildirimlerinin iletilmesi | Şifreli bildirim içeriği ve tarayıcı abonelik adresi | ABD |
| OpenStreetMap | Ofis konumu belirlenirken harita ve adres arama (tarayıcıdan doğrudan) | Aranan adres, IP adresi | Birleşik Krallık / AB |
Ajansın kendi hesabıyla bağladığı platformlar: bu platformlara veri, ajansın talimatıyla ve ajansın hesabı üzerinden gönderilir; platformlar veriyi kendi gizlilik politikalarına göre işler.
| Hizmet | Amaç | Aktarılan veri | Ülke |
|---|---|---|---|
| Meta (Facebook, Instagram) | Ajansın bağladığı sayfa ve hesaplarda yayın, yorum ve mesajlar, reklam istatistikleri | Gönderi içerikleri, yorum ve mesajlar, istatistikler | ABD / İrlanda |
| Ajansın kendi numarasından bildirim mesajı gönderimi (resmî olmayan bağlantı, aşağıya bakın) | Alıcının telefon numarası ve mesaj metni | ABD / İrlanda | |
| Google (Drive, Google Ads) | Dosyaların ajansın kendi Drive hesabında saklanması, reklam istatistikleri | Görsel ve videolar, dosya adları, reklam istatistikleri | ABD |
WhatsApp bağlantısı hakkında önemli bilgi
WhatsApp bildirimleri, WhatsApp'ın resmî iş arayüzü (WhatsApp Business API) üzerinden değil, ajansın kendi numarasına QR kodla bağlanan resmî olmayan bir WhatsApp Web istemcisi üzerinden gönderilir. Mesajlar WhatsApp'ın (Meta) sunucularından geçer; oturum bilgisi Ilentra sunucusunda saklanır. Bu yöntem WhatsApp kullanım koşullarına aykırı sayılabilir ve WhatsApp, çok sayıda mesaj gönderen numarayı geçici ya da kalıcı olarak kapatabilir. Ilentra bu riski azaltmak için mesajları aralıklı gönderir; ancak numaranın kapanmasından doğan sonuçlar ajansın sorumluluğundadır. WhatsApp bağlantısı isteğe bağlıdır ve ayarlardan kapatılabilir; alıcının bu kanaldan mesaj almayı kabul etmiş olmasını sağlamak ajansın yükümlülüğüdür.
Yurt dışına aktarımın dayanağı
Yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara aktarım, KVKK'nın 9. maddesine (1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren hâliyle) göre yapılır: aktarılan ülke hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yeterlilik kararı bulunmadığından, uygun güvence olarak Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme kullanılır. Standart sözleşme, imzalandığı tarihten itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir.
Ajansın müşteri ve çalışan verileri için veri sorumlusu ajanstır; ajans, Veri İşleme Sözleşmesi'ni kabul ederek bu alt işleyenlerin kullanılmasına talimat verir ve kendi ilgili kişilerini yurt dışı aktarım konusunda bilgilendirir. Yapay zekâ ve WhatsApp gibi isteğe bağlı özellikler kapalıyken bu hizmetlere veri gönderilmez.
7. İhlal bildirimi
Ilentra, ajansın verilerini etkileyen bir güvenlik ihlalini öğrendiğinde ajansa gecikmeksizin bildirir. Bildirimde, o anda bilinen ölçüde, ihlalin niteliği, etkilenen veri ve kişi grupları, olası sonuçları ve alınan önlemler yer alır. Ajans, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirimden sorumludur (Kurul kararına göre en geç 72 saat içinde); Ilentra bunun için gereken bilgi ve belgeyi sağlar.
8. İlgili kişi başvurularına yardım
Ajans, ilgili kişilerin KVKK 11. madde kapsamındaki başvurularını uygulamadaki araçlarla yanıtlayabilir: müşteri verisini tek dosya olarak dışa aktarma, kayıtları düzeltme ve müşteriyi kalıcı olarak silme. Ilentra'ya doğrudan gelen ve ajansın verisine ilişkin başvurular ajansa iletilir; Ilentra, ajansın talebiyle başvurunun yanıtlanmasına teknik olarak yardım eder.
9. Ajansın yükümlülükleri
Ajans, işlediği veriler için hukuki sebebe sahip olmaktan, ilgili kişileri aydınlatmaktan ve gerektiğinde açık rıza almaktan sorumludur (ör. çalışanın konumla giriş-çıkış rızası). Çalışanlar için örnek bir aydınlatma metni çalışan aydınlatma şablonunda bulunur.
10. Sözleşme sona erdiğinde verilerin iadesi ve silinmesi
- Abonelik süresince ajans yöneticileri her müşterinin verisini uygulama içinden JSON dosyası olarak indirebilir.
- Ajans, sona ermeden önce veya sona erdikten sonra hesabı silinene kadar, bütün ajans verisinin tek dosya olarak verilmesini Ilentra'dan isteyebilir. Görsel ve videolar zaten ajansın kendi Google Drive hesabındadır.
- Abonelik sona erdiğinde hesap askıya alınır ve veriler silme talebine kadar erişime kapalı olarak saklanır. Ajans silme talep ettiğinde Ilentra, talebi aldıktan sonra en geç 30 gün içinde ajansın bütün kayıtlarını ve yalnızca bu ajansa üye kullanıcı hesaplarını kalıcı olarak siler.
- Silinen veriler yedeklerde en fazla 14 gün daha kalır ve sonra yedeklerden de silinir. Ilentra'nın kendi muhasebe kayıtları (abonelik faturaları, yapay zekâ kredisi satın almaları) yasal süre boyunca saklanır.
11. Denetim
Ilentra, ajansın yazılı talebi üzerine bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgi ve belgeleri sağlar. Yerinde denetim, makul bir süre önceden yazılı bildirimle, yılda en fazla bir kez, mesai saatleri içinde, gizlilik taahhüdüyle ve masrafı ajansa ait olmak üzere yapılabilir; ihlal hâlinde bu sınır uygulanmaz.
12. İletişim
Gizlilik politikası · Kullanım koşulları · Abonelik ve satış koşulları · Veri işleme sözleşmesi · Veri silme